Mặc dù các văn bản pháp luật về thanh tra không quy định chức năng nhiệm vụ của Thư ký Đoàn, nhưng trong quá trình thanh tra Thư ký Đoàn là người trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của thành viên Đoàn thanh tra, ngoài ra tham mưu giúp Trưởng đoàn thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật thanh tra tùy thuộc vào tính chất của hoạt động thanh tra (hành chính, chuyên ngành hoặc giải quyết khiếu nại, tố cáo), đảm bảo cho các hoạt động thanh tra được tiến hành theo đúng trình tự, thủ tục, thời gian quy định. Từ thực tế thanh tra cho thấy Thư ký Đoàn thanh tra thường được giao một số nhiệm vụ như sau:

Thu thập đầy đủ hệ thống văn bản pháp luật, văn bản do các cấp có thẩm quyền ban hành quy định về việc quản lý những lĩnh vực có liên quan đến nội dung thanh tra; thu thập về tình hình có liên quan đến việc chấp hành các quy định của pháp luật, quy định của Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền về lĩnh vực chuẩn bị thanh tra, cơ cấu tổ chức, các dấu hiệu sai phạm của đối tượng thanh tra, kịp thời báo cáo lãnh đạo Đoàn để lựa chọn đối tượng thanh tra phù hợp.

Dự kiến các thành phần tham gia Đoàn thanh tra, tham mưu cho lãnh đạo lựa chọn hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức cử người có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với nhiệm vụ thanh tra để tham gia Đoàn thanh tra với tư cách là cộng tác viên thanh tra (khi cần thiết). Giúp Trưởng đoàn soạn thảo quyết định, kế hoạch thanh tra trình người có thẩm quyền duyệt, ký; sau đó soạn thảo xây dựng đề cương hướng dẫn đối tượng thanh tra báo cáo, dự kiến thời điểm công bố quyết định thanh tra, lịch trình thanh tra; khẩn trương gửi quyết định thanh tra và các tài liệu kèm theo đến đối tượng thanh tra và các thành phần khác có liên quan đến nội dung thanh tra, tham mưu cho Trưởng đoàn phân công nhiệm vụ cho các thành viên Đoàn thanh tra, tổ chức họp và lập biên bản cuộc họp Đoàn thanh tra.

Trong suốt thời gian thanh tra, ngoài việc trực tiếp thu thập tài liệu chứng cứ, Thư ký Đoàn thanh tra là người tập hợp số liệu, lập các loại biên bản thanh tra, như: Biên bản công bố quyết định thanh tra, công bố kết luận thanh tra, biên bản thu giữ tài liệu, biên bản làm việc, biên bản vi phạm của đối tượng thanh tra, soạn thảo các văn bản khác theo yêu cầu của cuộc thanh tra và chỉ đạo của Trưởng đoàn thanh tra. Kết thúc thanh tra căn cứ vào các tài liệu, chứng cứ thu thập được, đối chiếu với các văn bản pháp luật và quy định hiện hành của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền, Thư ký Đoàn thanh tra giúp Trưởng đoàn soạn thảo báo cáo kết quả thanh tra, dự thảo kết luận thanh tra, tổ chức lấy ý kiến của các thành viên trong Đoàn trước khi trình người ra quyết định thanh tra xem xét ký duyệt.

Để đạt được mục đích cuộc thanh tra đã đề ra, Đoàn thanh tra sử dụng quyền lực nhà nước buộc đối tượng phải chấp hành quyết định thanh tra, nhưng để “giúp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện đúng quy định của pháp luật, phát huy nhân tố tích cực góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước; bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân”(2) các hoạt động thanh tra cần phải được tổ chức khoa học và cần có sự hợp tác của đối tượng thanh tra, Thư ký Đoàn thanh tra phải thường xuyên liên hệ với đối tượng thanh tra để yêu cầu đối tượng thanh tra chấp hành đúng lịch trình và nội dung làm việc theo kế hoạch, yêu cầu đối tượng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, sắp xếp thời gian làm việc với Đoàn thanh tra, trong những tình huống nhất định Thư ký có kinh nghiệm là người có thể làm giảm tính căng thẳng giữa Đoàn thanh tra và đối tượng thanh tra.

Ngoài việc thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn được giao, Thư ký Đoàn thanh tra phải là sợi dây gắn kết các thành viên, duy trì sự đoàn kết nhất trí xung quanh lãnh đạo Đoàn, đảm bảo các nguyên tắc hoạt động thanh tra theo quy định (Điều 7 Luật thanh tra 2010), tập trung thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch thanh tra đã đề ra. Kịp thời tham mưu cho lãnh đạo Đoàn các biện pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác thanh tra, phát hiện các biểu hiện lệch lạc (nếu có) của đối tượng thanh tra và các thành viên trong Đoàn để kịp thời điều chỉnh.

Chính vì vai trò quan trọng, là một trong những nhân tố quyết định thành công hay thất bại của thư ký Đoàn trong quá trình tiến hành thanh tra, để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trên mọi mặt của đời sống xã hội, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước, trong bối cảnh ngày càng hội nhập sâu hơn với nền kinh tế thế giới, đòi hỏi người Thư ký ngoài việc có những kỹ năng cơ bản về tin học, ngoại ngữ còn phải được trang bị các kiến thức về nghiệp vụ thanh tra, có khả năng hiểu biết toàn diện trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, nắm vững các quy định của pháp luật, quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về lĩnh vực, nội dung thanh tra, có khả năng khái quát, phân tích, tổng hợp phát hiện được những việc đã làm được, chưa làm được của đối tượng thanh tra so với quy định, chuẩn mực, tìm ra những sơ hở thiếu sót trong cơ chế quản lý, chính sách pháp luật, xác định chính xác nguyên nhân, đề xuất các kiến nghị phù hợp.

Trong suốt quá trình thanh tra, để có được kết quả thanh tra đảm bảo đúng tiến độ (biên bản, báo cáo, dự thảo kết luận thanh tra), Thư ký Đoàn thanh tra phải làm việc với cường độ cao, thời gian dài, chính vì vậy ngoài khả năng sáng tạo đòi hỏi người Thư ký phải có đức tính kiên trì, nhẫn nại, điềm đạm, chịu khó, hết lòng vì công việc mà không phàn nàn, thắc mắc.

Theo quy định tại Điều 7 Luật thanh tra 2010 về nguyên tắc hoạt động thanh tra “Tuân theo pháp luật; đảm bảo chính xác, khách quan, trung thực, công khai, dân chủ, kịp thời” tuy nhiên trong hoạt động thanh tra, Đoàn thanh tra dễ bị các yếu tố tâm lý tác động đến nhận xét, đánh giá về đối tượng thanh tra ảnh hưởng đến tính khách quan của công tác thanh tra, cho nên Thư ký cũng phải có đức tính trung thực, nhìn nhận sự việc một cách khách quan, đúng bản chất vốn có của nó, ngoài ra phải chấp hành đúng quy trình tiến hành một cuộc thanh tra, giữ bí mật công tác, tuân thủ quy định về nhận xét, phát ngôn.

Ngày nay thư ký đã trở thành một nghề rất được giới trẻ quan tâm, nhất là thư ký cho lãnh đạo doanh nghiệp, thường có thu nhập cao, kèm theo đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và ngoại hình đẹp, đối với Thư ký Đoàn thanh tra ngoại hình không phải là yêu cầu cơ bản, nhưng cần phải nói năng lưu loát, chuẩn về ngữ pháp, không nói ngọng, nói lắp, có thể lực đảm bảo đáp ứng yêu cầu công tác dài ngày thậm chí ở vùng sâu, vùng xa.

Để nâng cao chất lượng các cuộc thanh tra có liên quan mật thiết đến việc phải nâng cao chất lượng, trách nhiệm của Thư ký đoàn thanh tra. Xin được đề xuất một số giải pháp sau:

Thứ nhất: Trong hệ thống pháp luật của Nhà nước ta, Luật Tố tụng hình sự đã quy định chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Tòa án (Điều 41 Luật Tố tụng hình sự 2003), pháp luật về thanh tra cũng cần có quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của Thư ký Đoàn thanh tra;

Thứ hai: Đưa chương trình đào tạo Thư ký Đoàn thanh tra vào nội dung chương trình giảng dạy của trường cán bộ thanh tra. Cần thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn cập nhật bổ sung các kiến thức mới cho cán bộ làm Thư ký Đoàn thanh tra, khuyến khích cán bộ liên tục tự trau dồi nghiệp vụ, kiến thức về các mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội đáp ứng ngày một tốt hơn công tác được giao;

Thứ ba: Trước khi phân công nhiệm vụ cho thành viên Đoàn thanh tra làm Thư ký Đoàn cần lựa chọn cán bộ đủ phẩm chất, năng lực hoàn thành nhiệm vụ. Đối với những cán bộ Thư ký Đoàn thanh tra giỏi hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cần được động viên, khen thưởng kịp thời./.

Thượng tá Vũ Hồng Thanh
TTVC, Thanh tra Bộ Công an

(Theo ThanhtraVietnam.vn)