1. Nhận thức về đổi mới phương thức tiến hành thanh tra trong nền hành chính số
Chuyển đổi số đang tạo ra những thay đổi sâu sắc trong hoạt động quản lý nhà nước. Nếu trong nền hành chính truyền thống, hoạt động quản lý chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy, báo cáo và thông tin được cung cấp theo từng vụ việc thì trong nền hành chính số, ngày càng nhiều hoạt động được hình thành, lưu trữ, xử lý và trao đổi dưới dạng dữ liệu điện tử. Dữ liệu về dân cư, doanh nghiệp, thuế, bảo hiểm, đất đai, giáo dục, y tế, đầu tư, đấu thầu, hải quan… ngày càng trở thành nguồn lực quan trọng phục vụ quản lý nhà nước. Sự thay đổi này tất yếu tác động đến hoạt động thanh tra – một chức năng quan trọng trong kiểm soát việc chấp hành pháp luật và nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Luật Thanh tra số 84/2025/QH15 ngày 25/6/2025 tiếp tục khẳng định vai trò của hoạt động thanh tra trong quản lý nhà nước. Đáng chú ý, Luật xác định kế hoạch tiến hành thanh tra là văn bản xác định cụ thể nội dung, đối tượng, thời kỳ, thời gian thanh tra và cách thức tổ chức thực hiện một cuộc thanh tra. Điều đó cho thấy chất lượng thông tin về đối tượng và nội dung thanh tra có ý nghĩa quan trọng đối với việc tổ chức một cuộc thanh tra có trọng tâm, trọng điểm. Trong khi đó, Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/6/2023 tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng thông điệp dữ liệu và giao dịch trên môi trường điện tử; Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15 ngày 30/11/2024 tiếp tục tạo nền tảng pháp lý cho quản trị, phát triển và khai thác dữ liệu; Nghị định số 194/2025/NĐ-CP ngày 3/7/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Giao dịch điện tử về cơ sở dữ liệu quốc gia, kết nối và chia sẻ dữ liệu, dữ liệu mở phục vụ giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước.
Những thay đổi về pháp lý và công nghệ đặt ra một câu hỏi quan trọng đối với hoạt động thanh tra: khi đối tượng quản lý ngày càng được số hóa và nguồn thông tin phục vụ quản lý ngày càng được hình thành dưới dạng dữ liệu, phương thức tiến hành thanh tra có cần thay đổi hay không? Câu trả lời là cần thiết và tất yếu. Tuy nhiên, đổi mới phương thức tiến hành thanh tra không nên được hiểu đơn giản là thay hồ sơ giấy bằng tệp điện tử hoặc đưa một số thủ tục lên phần mềm. Nếu đoàn thanh tra vẫn yêu cầu đối tượng cung cấp hàng nghìn trang tài liệu, cán bộ vẫn kiểm tra thủ công từng tài liệu và cách xác định đối tượng thanh tra vẫn chủ yếu dựa trên phương pháp truyền thống thì việc ứng dụng công nghệ mới chỉ là số hóa phương thức cũ. Đổi mới thực chất phải bắt đầu từ tư duy nghiệp vụ. Thay vì chỉ đặt câu hỏi “đối tượng thanh tra có những hồ sơ gì?”, cần đặt câu hỏi “dữ liệu hiện có cho thấy đối tượng này có những dấu hiệu hoặc nguy cơ gì cần kiểm tra?” Thay vì thu thập một khối lượng lớn tài liệu để tìm kiếm sai phạm, cần từng bước sử dụng dữ liệu để nhận diện trước những khu vực có rủi ro cao, từ đó tập trung nguồn lực kiểm tra. Có thể khái quát sự thay đổi này từ: “hồ sơ → kiểm tra → phát hiện” sang: “dữ liệu → nhận diện rủi ro → lựa chọn trọng tâm → kiểm tra, xác minh → kết luận”. Đây không phải là sự thay đổi về bản chất pháp lý của hoạt động thanh tra mà là sự đổi mới về phương thức tổ chức và thực hiện hoạt động nghiệp vụ. Một luận điểm cần được nhấn mạnh là: nếu trong nền hành chính truyền thống, hồ sơ là đơn vị quản lý quan trọng thì trong nền hành chính số, dữ liệu ngày càng trở thành đơn vị quản trị quan trọng. Đối với hoạt động thanh tra, điều này mở ra khả năng chuyển từ phương thức thanh tra chủ yếu dựa trên hồ sơ sang phương thức thanh tra dựa trên dữ liệu và phân tích rủi ro.
2. Những nội dung chủ yếu cần đổi mới trong phương thức tiến hành thanh tra
2.1. Đổi mới việc lựa chọn đối tượng và nội dung thanh tra theo hướng dựa trên rủi ro
Lựa chọn đúng đối tượng và nội dung là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả của một cuộc thanh tra. Trong phương thức truyền thống, việc lựa chọn đối tượng thường dựa vào kế hoạch quản lý, tình hình thực tế, phản ánh, đơn thư, báo cáo của cơ quan chuyên môn và kinh nghiệm của người làm thanh tra. Những căn cứ này vẫn có giá trị và không thể thay thế. Tuy nhiên, dữ liệu số cho phép bổ sung một nguồn thông tin mới để nhận diện rủi ro. Ví dụ, trong lĩnh vực mua sắm, thay vì lựa chọn đối tượng chủ yếu theo danh sách, cơ quan thanh tra có thể phân tích các dấu hiệu như: giá trị gói thầu biến động bất thường; một nhà cung cấp xuất hiện với tần suất cao; nhiều gói thầu có đặc điểm tương đồng; giá mua có sự chênh lệch đáng kể; hợp đồng thường xuyên được điều chỉnh; tiến độ thực hiện không tương thích với kế hoạch. Những dấu hiệu này chưa phải là bằng chứng về vi phạm. Tuy nhiên, chúng có thể giúp cơ quan thanh tra xác định điểm cần kiểm tra sâu. Theo đó, thanh tra có thể chuyển dần từ tư duy “kiểm tra để tìm sai phạm” sang tư duy “phân tích để xác định nơi có nguy cơ cao, sau đó kiểm tra để xác minh”.
2.2. Đổi mới việc xây dựng kế hoạch tiến hành thanh tra
Khi dữ liệu được sử dụng hiệu quả, kế hoạch tiến hành thanh tra có thể được xây dựng chính xác hơn. Đối tượng thanh tra không chỉ được xác định theo tên đơn vị mà còn có thể được phân tích theo mức độ rủi ro. Nội dung thanh tra không chỉ được xây dựng theo một đề cương chung mà có thể tập trung vào những dấu hiệu bất thường đã được nhận diện. Thời kỳ thanh tra có thể được xác định trên cơ sở diễn biến dữ liệu thay vì máy móc lựa chọn một khoảng thời gian cố định. Cách thức tổ chức cuộc thanh tra cũng có thể kết hợp giữa phân tích dữ liệu trước khi làm việc trực tiếp với đối tượng và kiểm tra, xác minh tại chỗ. Điều này có thể giúp đoàn thanh tra bước vào cuộc thanh tra với một “hồ sơ rủi ro” ban đầu, qua đó nâng cao tính chủ động và giảm thời gian xử lý những thông tin không cần thiết.
2.3. Từ yêu cầu cung cấp hàng loạt hồ sơ sang khai thác dữ liệu có mục tiêu
Một trong những hạn chế thường gặp trong hoạt động thanh tra là khối lượng hồ sơ mà đối tượng phải chuẩn bị. Trong nhiều trường hợp, đối tượng phải sao chụp và cung cấp một lượng tài liệu rất lớn, trong khi một phần thông tin trong số đó đã tồn tại tại các cơ quan nhà nước khác. Trong bối cảnh chuyển đổi số, cần từng bước chuyển sang nguyên tắc: cơ quan thanh tra khai thác những dữ liệu đã có; đối tượng thanh tra chủ yếu cung cấp những thông tin còn thiếu hoặc giải trình những vấn đề cần làm rõ. Cách tiếp cận này vừa giảm chi phí tuân thủ cho đối tượng thanh tra, vừa giúp đoàn thanh tra tập trung vào những vấn đề có ý nghĩa. Ví dụ, khi tiến hành thanh tra một doanh nghiệp, nếu cơ quan nhà nước đã có dữ liệu cơ bản về đăng ký doanh nghiệp, thuế, bảo hiểm, đấu thầu hoặc hải quan thì không nhất thiết phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp lại toàn bộ những thông tin đó trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, cần nhấn mạnh rằng khai thác dữ liệu không đồng nghĩa với mặc nhiên thừa nhận dữ liệu là bằng chứng về vi phạm. Dữ liệu chỉ là nguồn thông tin phục vụ nhận diện, kiểm tra và xác minh. Kết luận thanh tra vẫn phải được hình thành trên cơ sở pháp luật, tài liệu, chứng cứ và kết quả xác minh theo đúng quy định.
3. Dữ liệu số – nguồn lực mới trong hoạt động thanh tra
3.1. Dữ liệu giúp nhận diện những điểm bất thường
Một trong những giá trị quan trọng nhất của dữ liệu đối với thanh tra là khả năng phát hiện sự bất thường. Chẳng hạn, có thể xem xét: sự sai lệch giữa các nguồn dữ liệu; sự tăng, giảm đột biến so với các kỳ trước; sự bất tương xứng giữa quy mô hoạt động và chi phí; một nhà cung cấp hoặc đối tác xuất hiện với tần suất bất thường; số liệu báo cáo không phù hợp với dữ liệu từ cơ quan quản lý khác. Những dấu hiệu này giúp đoàn thanh tra hình thành giả thuyết kiểm tra. Điểm cần lưu ý là dữ liệu chỉ trả lời câu hỏi “có gì bất thường?” còn hoạt động thanh tra phải trả lời câu hỏi “vì sao bất thường, có vi phạm hay không, nếu có thì vi phạm của ai, mức độ và trách nhiệm như thế nào?” Do đó, công nghệ không thay thế nghiệp vụ thanh tra mà làm cho nghiệp vụ thanh tra có thêm một công cụ nhận diện và định hướng.
4. Những vấn đề đặt ra đối với thanh tra trong môi trường số
4.1. Giá trị pháp lý và độ tin cậy của dữ liệu
Không phải mọi dữ liệu đều có giá trị như nhau. Dữ liệu được tạo lập bởi hệ thống chính thức, có cơ chế xác thực, bảo đảm tính toàn vẹn và có thể truy xuất nguồn gốc khác với một bảng tính được cá nhân lập để phục vụ báo cáo nội bộ. Vì vậy, cùng với việc khai thác dữ liệu, cần xác định rõ: dữ liệu được tạo lập từ đâu; ai tạo lập; quy trình tạo lập như thế nào; dữ liệu có bị sửa đổi hay không; bản gốc được lưu trữ ở đâu; cơ chế xác thực và truy xuất như thế nào. Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng bởi một nhận định thanh tra dựa trên dữ liệu không xác định được nguồn gốc sẽ khó bảo đảm tính thuyết phục.
4.2. Kết nối và chia sẻ dữ liệu
Một đối tượng quản lý có thể xuất hiện đồng thời trong nhiều cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên, các hệ thống này đôi khi chưa đồng nhất về cấu trúc, mã định danh và khả năng kết nối. Nghị định số 194/2025/NĐ-CP đã tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước. Vấn đề đặt ra đối với hoạt động thanh tra là cần chuyển các nguyên tắc về kết nối, chia sẻ dữ liệu thành khả năng khai thác thực tế, đúng thẩm quyền và đúng mục đích.
4.3. Bảo mật và bảo vệ dữ liệu
Hoạt động thanh tra có thể tiếp cận nhiều loại thông tin quan trọng, trong đó có dữ liệu cá nhân, thông tin tài chính, thông tin kinh doanh hoặc dữ liệu thuộc diện phải bảo vệ. Vì vậy, càng đẩy mạnh số hóa hoạt động thanh tra thì yêu cầu bảo mật càng cao. Hệ thống thanh tra số cần chú trọng phân quyền truy cập, xác thực người dùng, kiểm soát việc khai thác và sao chép dữ liệu, lưu vết truy cập, sao lưu và phục hồi dữ liệu. Việc khai thác dữ liệu phục vụ thanh tra phải đồng thời bảo đảm tuân thủ pháp luật về dữ liệu, an toàn thông tin và bảo vệ thông tin thuộc phạm vi cần bảo mật.
4.4. Năng lực số của cán bộ thanh tra
Thanh tra số không thể thành công nếu chỉ có phần mềm mà thiếu cán bộ có khả năng sử dụng và phân tích dữ liệu. Cán bộ thanh tra trong môi trường mới cần có thêm những kỹ năng như đọc hiểu dữ liệu, nhận diện bất thường, đối chiếu các nguồn dữ liệu, đánh giá độ tin cậy của thông tin và sử dụng những công cụ phân tích cơ bản. Điều này đặt ra yêu cầu mới đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra.
5. Giải pháp đổi mới phương thức tiến hành thanh tra trong nền hành chính số
5.1. Hình thành phương thức thanh tra dựa trên dữ liệu và rủi ro
Cần từng bước chuyển từ mô hình: quyết định thanh tra → thu thập hồ sơ → kiểm tra → phát hiện sai phạm sang: dữ liệu → nhận diện rủi ro → lựa chọn đối tượng, nội dung → kiểm tra, xác minh → kết luận → theo dõi thực hiện. Đây không phải là việc thay thế quy trình pháp lý của cuộc thanh tra mà là nâng cao chất lượng thông tin đầu vào và phương thức tổ chức thực hiện.
5.2. Xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động thanh tra
Cần từng bước hình thành cơ sở dữ liệu về đối tượng thanh tra, nội dung và thời kỳ đã thanh tra, sai phạm đã phát hiện, kiến nghị xử lý, tình trạng thực hiện kết luận và các vấn đề có nguy cơ tái diễn. Khi đó, trước khi tiến hành một cuộc thanh tra, đoàn thanh tra có thể nhanh chóng xác định đối tượng đã từng được thanh tra hay chưa, nội dung gì, kết quả ra sao và những kiến nghị nào chưa được thực hiện đầy đủ. Điều này góp phần hạn chế chồng chéo, trùng lặp và nâng cao chất lượng lập kế hoạch.
5.3. Chuẩn hóa dữ liệu và danh mục thông tin cần cung cấp
Theo từng lĩnh vực cần nghiên cứu xây dựng các bộ dữ liệu tối thiểu phục vụ thanh tra. Ví dụ, đối với mua sắm có thể gồm dữ liệu về kế hoạch, giá, nhà thầu, hợp đồng, thanh toán, nghiệm thu và quyết toán. Đối với y tế có thể gồm dữ liệu về cơ sở khám chữa bệnh, dịch vụ kỹ thuật, thuốc, vật tư, mua sắm và thanh toán. Việc chuẩn hóa sẽ hạn chế tình trạng mỗi đoàn thanh tra yêu cầu tài liệu theo một cách khác nhau và giảm đáng kể khối lượng tài liệu đối tượng phải chuẩn bị.
5.4. Phát triển các công cụ cảnh báo và phân tích
Không nhất thiết phải bắt đầu bằng những hệ thống công nghệ phức tạp. Những bộ chỉ số cảnh báo đơn giản cũng có thể hỗ trợ hiệu quả cho công tác thanh tra. Chẳng hạn, hệ thống có thể cảnh báo khi số liệu tăng, giảm bất thường; một nhà cung cấp xuất hiện quá nhiều; giá trị giao dịch vượt ngưỡng; hoặc số liệu giữa các hệ thống có sự chênh lệch. Công cụ cảnh báo chỉ có chức năng gợi ý nơi cần kiểm tra, không tự động kết luận có vi phạm.
5.5. Đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra
Cùng với đổi mới phương thức tiến hành thanh tra, chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần bổ sung các nội dung về tư duy dữ liệu, phân tích rủi ro, khai thác dữ liệu liên ngành, đánh giá độ tin cậy của dữ liệu, lập hồ sơ điện tử và bảo mật thông tin. Đối với các cơ sở đào tạo nghiệp vụ thanh tra, đây không chỉ là yêu cầu về kỹ năng công nghệ mà là yêu cầu đổi mới nội dung đào tạo theo sự thay đổi của chính đối tượng mà cán bộ thanh tra phải kiểm tra, giám sát.
6. Kết luận
Chuyển đổi số đang tạo ra một môi trường quản lý nhà nước mới, trong đó dữ liệu ngày càng trở thành nguồn lực quan trọng của quản trị. Hoạt động thanh tra vì vậy không thể chỉ dừng ở việc số hóa hồ sơ và quy trình mà cần từng bước đổi mới phương thức tiến hành trên cơ sở khai thác dữ liệu và phân tích rủi ro. Cốt lõi của đổi mới không phải là đưa thêm công nghệ vào một quy trình cũ, mà là thay đổi cách thức tư duy và tổ chức hoạt động thanh tra: từ lựa chọn đối tượng chủ yếu dựa vào thông tin truyền thống sang kết hợp phân tích dữ liệu; từ thu thập hàng loạt hồ sơ sang khai thác dữ liệu có mục tiêu; từ kiểm tra diện rộng sang kiểm tra dựa trên rủi ro; từ theo dõi thực hiện kết luận bằng báo cáo đơn thuần sang quản lý bằng dữ liệu cập nhật. Từ góc độ đó, có thể xem quá trình đổi mới phương thức tiến hành thanh tra là sự chuyển dịch từ: “hồ sơ – kiểm tra – phát hiện” sang: “dữ liệu – rủi ro – trọng tâm – kiểm tra – kết luận – theo dõi”. Tuy nhiên, dữ liệu không thể thay thế con người và công nghệ không thể thay thế nghiệp vụ thanh tra. Dữ liệu chỉ giúp nhận diện vấn đề và định hướng kiểm tra; việc xác minh, đánh giá hành vi, xác định trách nhiệm và đưa ra kết luận vẫn phải được thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền trên cơ sở pháp luật và kết quả kiểm tra, xác minh. Vì vậy, mục tiêu cuối cùng của chuyển đổi số trong thanh tra không phải là tạo ra một hệ thống thanh tra “nhiều công nghệ hơn”, mà là tạo ra một phương thức thanh tra khoa học hơn, có trọng tâm hơn, sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn và giảm chi phí tuân thủ cho đối tượng thanh tra. Có thể nói, nếu trước đây hồ sơ là một trong những đơn vị quan trọng của quản lý hành chính thì trong nền hành chính số, dữ liệu đang trở thành một đơn vị quan trọng của quản trị. Đối với hoạt động thanh tra, nhận thức được sự thay đổi đó chính là tiền đề để hình thành phương thức thanh tra hiện đại, chuyên nghiệp, hiệu lực và hiệu quả.
TS. Triệu Thi Thu, Khoa Nghiệp vụ 1 – Trường Cán bộ Thanh tra