Để hồ sơ ngành Thanh tra trở thành dữ liệu dùng chung

Bà Huỳnh Thị Xuân Đào, Phó Chánh Văn phòng Thanh tra Chính phủ. Ảnh: TH

Nền tảng chuyển từ quản lý hồ sơ sang quản trị dữ liệu

Chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ không đơn thuần là đưa tài liệu giấy lên môi trường điện tử, mà là quá trình thay đổi phương thức tạo lập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ trên nền tảng dữ liệu.

Tại Thanh tra Chính phủ, quá trình này đang được triển khai trong bối cảnh yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cao, cùng với sự thay đổi nhanh của hệ thống pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, bảo vệ bí mật Nhà nước và xây dựng các cơ sở dữ liệu quốc gia.

Trong đó, Thanh tra Chính phủ đã thể chế hóa chủ trương chuyển đổi số bằng nghị quyết của Ban Thường vụ Đảng ủy, thành lập Ban Chỉ đạo về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, Đề án 06 và cải cách hành chính; đồng thời phê duyệt chủ trương đầu tư Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra”.

Đáng chú ý, phương châm được xác định là không chờ hạ tầng hoàn thiện mới chuẩn bị dữ liệu, đồng thời dữ liệu phải bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”.

Đặc biệt, Dự án “Xây dựng Nền tảng, dữ liệu số của ngành Thanh tra” được xác định với 6 hợp phần, gồm: Cơ sở dữ liệu quốc gia về kiểm soát tài sản, thu nhập; Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo; Cơ sở dữ liệu quốc gia về phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực; Cơ sở dữ liệu quốc gia về thực hiện trách nhiệm giải trình; Nền tảng số công tác thanh tra; và Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Phạm vi số hóa được xác định với 137 loại hồ sơ, tài liệu, từ ngày 1/1/2010 đến nay.

Trong đó, hồ sơ tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo chiếm tới 119 loại, tương đương khoảng 87% danh mục số hóa. Cơ cấu này phản ánh đúng đặc thù hoạt động của ngành Thanh tra, khi đây là nhóm hồ sơ phát sinh thường xuyên, có tần suất khai thác cao và gắn trực tiếp với quyền, lợi ích hợp pháp của công dân.

Như vậy, nền tảng quan trọng nhất cho chuyển đổi số đã được hình thành. Tuy nhiên, từ chủ trương đến một hệ thống quản lý hồ sơ số hoàn chỉnh vẫn còn một khoảng cách đáng kể.

Hồ sơ đã được chỉnh lý, nhưng số hóa mới đạt 1/4

Số liệu giữa năm 2025 cho thấy, lưu trữ cơ quan Thanh tra Chính phủ có 5.784 hồ sơ, trong đó 375 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý, chiếm 97,7%; tài liệu chưa chỉnh lý còn 9 mét giá, chiếm 2,3%. Đây là một thuận lợi lớn bởi khâu chỉnh lý, vốn tốn nhiều thời gian và công sức, cơ bản đã được hoàn thành.

Tuy nhiên, số hồ sơ đã được số hóa mới đạt 1.492 hồ sơ, tương đương 25,8%; còn 4.292 hồ sơ, chiếm 74,2%, chưa được số hóa. Điều này cho thấy điểm nghẽn hiện nay không nằm chủ yếu ở chất lượng hồ sơ đầu vào mà ở năng lực triển khai số hóa, bao gồm thiết bị, nhân lực, kinh phí và quy trình tổ chức thực hiện.

Mặt khác, khối lượng công việc văn thư, lưu trữ cũng cho thấy yêu cầu rất lớn, trong năm 2024, đơn vị trực tiếp thực hiện đã tiếp nhận, đăng ký 18.414 văn bản đến, trong đó có 2.372 văn bản mật; tiếp nhận, đăng ký và phát hành 4.078 văn bản đi, gồm 430 văn bản mật.

Đơn vị đồng thời thu thập 44 hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu, chỉnh lý 276 đơn vị bảo quản và số hóa 95 đơn vị bảo quản.

Đặc thù bảo mật khiến việc số hóa hồ sơ của ngành Thanh tra có yêu cầu cao hơn nhiều lĩnh vực khác. Tỷ trọng văn bản mật chiếm khoảng 12,9% văn bản đến và 10,5% văn bản đi. Vì vậy, không thể áp dụng một mô hình xử lý điện tử duy nhất cho toàn bộ hồ sơ.

Ở nhóm hồ sơ thanh tra, các văn bản hành chính của cuộc thanh tra cơ bản đã được soạn thảo, trình ký, luân chuyển trên hệ thống; văn bản không mật được áp dụng chữ ký số và thông báo kết luận thanh tra được ký số, công khai. Tuy nhiên, các tài liệu nghiệp vụ cốt lõi như biên bản làm việc, tài liệu, chứng cứ thu thập, nhật ký đoàn thanh tra vẫn chủ yếu ở dạng giấy. Việc theo dõi thực hiện kết luận thanh tra phần lớn còn quản lý bằng bảng tính thủ công.

Đối với hồ sơ tiếp công dân, khiếu nại, tố cáo, việc số hóa đã được triển khai ở khâu tiếp nhận đơn thư và phát hành quyết định giải quyết. Song, chất lượng tài liệu do công dân cung cấp thường không đồng đều; hệ thống chưa nhận diện đầy đủ các đơn thư trùng lặp về bản chất; dữ liệu giữa Trung ương và địa phương có lúc chưa cập nhật kịp thời. Đặc biệt, hồ sơ tố cáo đặt ra yêu cầu rất cao về bảo vệ thông tin người tố cáo.

Nhóm hồ sơ phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực đang ở mức chuyển đổi thấp nhất. Biểu mẫu kê khai tài sản, thu nhập đã được chuẩn hóa, tạo điều kiện xây dựng dữ liệu có cấu trúc, nhưng phần lớn bản kê khai vẫn được thực hiện trên giấy, ký tay và lưu trữ theo phương thức bảo mật truyền thống. Việc đối soát thông tin giữa các ngành còn chậm do chưa có cơ chế kết nối tự động.

Trong khi đó, hồ sơ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước có mức độ chuyển đổi số rõ nét nhất. Phần lớn văn bản hành chính không mật được xử lý và ký số trên môi trường mạng; hệ thống có khả năng lưu vết quá trình xử lý. Tuy nhiên, việc điện tử hóa chủ yếu mới đạt ở khâu luân chuyển văn bản, chưa thực sự hoàn chỉnh ở khâu lập và quản lý hồ sơ. Tình trạng xử lý song song giấy và số vẫn phổ biến.

Nhìn tổng thể, mức độ chuyển đổi số giữa các nhóm hồ sơ không đồng đều. Hồ sơ càng được chuẩn hóa thì càng thuận lợi cho số hóa; ngược lại, hồ sơ càng nhạy cảm về bảo mật, phức tạp và phân tán thì càng khó chuyển đổi.

Đặt dữ liệu làm trung tâm, lấy quy trình làm nền tảng

Từ thực trạng trên, yêu cầu đặt ra không phải chỉ là đẩy nhanh số lượng hồ sơ được quét, mà phải chuyển từ quản lý văn bản sang quản lý dữ liệu hồ sơ.

Trước hết, cần hoàn thiện thể chế nội bộ về hồ sơ điện tử. Trong đó, ưu tiên ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ có nội dung về hồ sơ điện tử; xây dựng Bộ chuẩn dữ liệu và dữ liệu đặc tả hồ sơ ngành Thanh tra; quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình số hóa, kể cả quy trình riêng đối với tài liệu mật; quy chế quản lý, khai thác, sử dụng và bảo mật hồ sơ số dùng chung. Đồng thời, cần sửa đổi quy định theo hướng xác lập hồ sơ điện tử là hình thức chính, thay vì chỉ điều chỉnh hồ sơ điện tử như một trường hợp ngoại lệ.

Xây dựng mã định danh vụ việc thống nhất trong toàn ngành và sử dụng số định danh cá nhân để nhận diện công dân. Khi mỗi vụ việc có một mã duy nhất, kể cả khi chuyển qua nhiều cấp, hệ thống mới có thể theo dõi đầy đủ lịch sử xử lý, phát hiện đơn trùng và hỗ trợ khai thác dữ liệu hiệu quả.

Đối với khối hồ sơ hiện có, cần số hóa tập trung theo thứ tự ưu tiên. Trình tự gồm lập danh mục, rà soát và giải mật, chuẩn bị tài liệu, quét, tạo dữ liệu đặc tả, kiểm tra chất lượng, nghiệm thu, đưa vào kho lưu trữ số và sắp xếp lại tài liệu giấy.

Đặc biệt, cần xây dựng hạ tầng lưu trữ theo mô hình phân tầng bảo mật. Dữ liệu không mật có thể sử dụng hạ tầng dùng chung hoặc thuê dịch vụ phù hợp; dữ liệu có nội dung bí mật nhà nước cần được tự đầu tư, quản lý với yêu cầu bảo mật cao.

Cần bố trí đủ nhân lực chuyên trách tại những đơn vị có khối lượng hồ sơ lớn, hình thành mạng lưới đầu mối về hồ sơ số tại từng đơn vị và đưa nội dung quản lý hồ sơ điện tử vào các chương trình đào tạo, bồi dưỡng.

Cần thiết lập hệ thống chỉ tiêu cụ thể về lập hồ sơ điện tử, nộp lưu, số hóa, khai thác sử dụng, an toàn thông tin và nhân lực; giao chỉ tiêu theo từng đơn vị, từng năm và gắn với đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ.

Mục tiêu đến năm 2030 được đặt ra là hoàn thành hệ thống quy định nội bộ về hồ sơ số; hoàn thành số hóa khối hồ sơ đang bảo quản tại lưu trữ cơ quan; bảo đảm hồ sơ mới hình thành được lập dưới dạng điện tử; kết nối dữ liệu hồ sơ với các cơ sở dữ liệu quốc gia và đào tạo đội ngũ về quản trị dữ liệu.

Để đạt mục tiêu đó, thứ tự ưu tiên cần được xác định rõ: hoàn thiện quy chế và bộ chuẩn dữ liệu; bổ sung phân hệ lập, quản lý hồ sơ điện tử; số hóa tập trung khối hồ sơ đã chỉnh lý; sau đó mới mở rộng kết nối, chia sẻ dữ liệu và ứng dụng công nghệ nâng cao. Đây là cách tiếp cận từng bước nhưng thực chất, tạo nền móng để chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ tại Thanh tra Chính phủ đi vào chiều sâu và phục vụ trực tiếp hơn cho hoạt động của ngành.